Az elmúlt években a compliance, vagyis a hazai, uniós és nemzetközi jogszabályoknak, szabályzatoknak és belső irányelveknek való megfelelés egyre nagyobb hangsúlyt kapott a vállalatok működésében. Ennek oka egyrészről az, hogy egyre többi vállalati visszaélés került napvilágra, amelynek következtében manapság fontos szempont egy-egy vállaltnál az, hogy megfelelő figyelmet és erőforrást fordít-e a visszaélések megelőzésére, felderítésére és orvoslására. Ezen felül a globális piacokon való részvétel, a gyorsan változó gazdasági, szabályozási és társadalmi környezet és a vállalati átláthatóság iránti igény is mind hozzájárulnak a compliance fontosságának növekedéséhez.
Az alábbiakban bemutatjuk, miért vált elengedhetetlenné a compliance a vállalatok működésében, illetve milyen előnyökkel jár, és hogyan valósítható meg a gyakorlatban hatékonyan.
Mi is a compliance? Honnan ered ez a fogalom?
A "compliance" szó az angol "to comply" igéből származik, amely annyit jelent, mint "megfelelni" vagy "betartani". A compliance tehát az előírásoknak, szabályoknak, követelményeknek való megfelelést jelenti, illetve mások elvárásaihoz igazodó magatartás tanúsítását, ez utóbbi értelmében engedelmességet is magában foglalja.
A „compliance” fogalmát más-más jelentéssel ruházhatjuk fel, attól függően, hogy milyen oldalról, milyen szakterületen közelítjük meg. A fogalom maga először az orvostudomány területén vált honossá, és a páciens gyógyulását elősegítő orvosi utasításoknak megfelelő magatartásának leírására alkalmazták. A compliance először arra utalt tehát, hogy a beteg az orvostudomány „elvárásának” megfelelően viselkedik. Jogi fogalomként használva egy adott törvény vagy szabály betartását, illetve a megállapodásszerű eljárást értjük alatta.
Az angol-amerikai joggyakorlatban a compliance kifejezés a „szabálykövetés” szinonimájává vált. A „szabályok” azonban nemcsak az állami (hard law), hanem az önszabályozást (soft law) is jelentik. A mai értelemben vett, Magyarországon is egyre többször alkalmazott compliance fogalom az 1980-as években az Amerikai Egyesült Államokban jelent meg a gazdasági élet olyan meghatározott területein, mint például a pénzügyi szektor és a vállalati szektor. A pénzügyi intézményeknél kötelező jellegű megfelelés biztosítási előírások jelentek meg (pl. pénzmosás elleni szabályozás), míg a vállalati compliance a vállalatok szabályszerű működésére, illetve az azt szolgáló „belső” intézkedések megjelölésére szolgál.
Ez mára már a vállalati kultúra része lett, azonban továbbra sem kötelező, de egyre több területen jogkövetkezmény fűződik a hatékonyan működő compliance (megfelelési) programokhoz. Legáltalánosabb értelemben tehát a vállalati compliance a jogkövető magatartás tanúsítását, a jogszabályi előírásoknak, belső szabályoknak, illetve egyéb követendő ajánlásoknak megfelelő magatartás elérését foglalja magában. Szűkebb értelemben pedig azon felügyeleti intézkedéseket jelenti, amelyek annak biztosítására szolgának, hogy a vállalaton belüli valamennyi munkavállaló jogkövető magatartást tanúsítson.
Az alábbiakban néhány pontban összefoglalva bemutatjuk, hogy miért fontos mindez, és hogyan alkalmazható a gyakorlatban.
Miért fontos a compliance?
- Jogi megfelelés: A compliance biztosítja, hogy a vállalat minden tevékenysége összhangban legyen a vonatkozó törvényekkel, szabályozásokkal hazai és nemzetközi szinten is. Ez elkerüli a jogi problémákat és bírságokat, amelyek súlyosan károsíthatják a cég hírnevét és pénzügyi helyzetét.
- Kockázatkezelés: A compliance programok hatékonyan csökkenthetik a jogi és pénzügyi kockázatokat. Az előírások megsértése jelentős bírságokat és jogi következményeket vonhat maga után, amelyek negatívan befolyásolhatják a vállalat pénzügyi helyzetét és jó hírnevét, amely alapvető fontosságú minden vállalkozás számára. A compliance rendszerek bevezetésével a cégek demonstrálhatják elkötelezettségüket az etikus és felelős üzleti gyakorlatok iránt, ami növeli a bizalmat ügyfeleik, partnereik és a nyilvánosság körében.
- Belső hatékonyság növelése: A megfelelő compliance programok segíthetnek azonosítani és megelőzni a belső folyamatokban rejlő kockázatokat, csökkentve ezáltal a hibák és szabálytalanságok előfordulását. Ez növeli a vállalati hatékonyságot és eredményességet.
- Etikai vállalati kultúra: A jól működő compliance rendszer hozzájárul az etikus vállalati kultúra kialakításához, továbbá elősegíti a vállalati kultúra erősítését, ahol az alkalmazottak tudják, hogy a szabályok betartása mindenki számára fontos. Az etikai irányelvek és normák követése az alkalmazottak bizalmát és elkötelezettségét.
Hogyan valósítható meg a hatékony compliance a gyakorlatban?
- Vezetői elkötelezettség: A compliance program sikerének alapja a felső vezetés elkötelezettsége, aktív támogatása és részvétele. A vezetőknek példát kell mutatniuk, és egyértelműen kommunikálniuk kell a megfelelőség fontosságát.
- Kockázatértékelés: Az első lépés a kockázatértékelés, amely segít azonosítani a legfontosabb compliance kockázatokat és azok kezeléséhez szükséges intézkedéseket.
- Szabályzatok és eljárások kidolgozása: Fontos, hogy a vállalat rendelkezzen egyértelmű és részletes szabályzatokkal, amelyek lefedik a releváns hazai és nemzetközi jogszabályokat és belső irányelveket. A szabályzatoknak könnyen hozzáférhetőnek kell lenniük minden alkalmazott számára. Ezek rendszeres felülvizsgálata és frissítése elengedhetetlen.
- Oktatás és képzés: Az alkalmazottaknak ismerniük kell a szabályzatokat és az eljárásokat. Éppen ezért rendszeres oktatási programokat kell biztosítani számukra, hogy mindig naprakészek legyenek a megfelelőségi követelményekkel és a vállalati szabályokkal. Az oktatási programoknál fontos követelmény, hogy online és személyes képzési programok gyakorlati példákat és esettanulmányokat is tartalmazzanak, melyek elősegítik a könnyeb elsajátítást.
- Ellenőrzés és nyomon követés (audit): A compliance rendszerek hatékonyságának biztosítása érdekében rendszeres ellenőrzéseket és auditokat kell végezni. A felmerülő hiányosságokat és problémákat pedig észlelni és orvosolni kell.
- Jelentési mechanizmusok: Fontos, hogy az alkalmazottak rendelkezésére bocsássanak olyan eszközöket, amelyek segítségével jelenthetik a szabálytalanságokat vagy aggályaikat. Ezeknek a mechanizmusoknak bizalmasnak és könnyen hozzáférhetőnek kell lenniük növelve a jelentési hajlandóságot és az etikai normák betartását.
Hogyan tud ügyvédi irodánk segíteni a megfelelő vállalati compliance kidolgozásában és fenntartásában? Sokan nem gondolnák, de az ügyvédek szerepe a compliance programokban kulcsfontosságú, mivel szakértelmükkel és jogi ismereteikkel biztosítják, hogy a vállalatok megfeleljenek a vonatkozó hazai és nemzetközi jogszabályoknak, valamint a belső irányelveknek. Az alábbiakban néhány pontban bemutatjuk, hogyan járulhat hozzá ügyvédi irodánk a hatékony compliance rendszer kialakításához és fenntartásához.
Jogszabályi elemzés és tanácsadás
Kis- és középvállalkozásokkal folytatott közös munkánk során irodánk alapvető feladata, hogy naprakészen tartsa a vállalatokat a vonatkozó jogszabályokkal és szabályozásokkal kapcsolatban. Ez magában foglalja:
- A jogszabályi kutatást: melynek során folyamatosan monitorozzuk a jogszabályi változásokat és új szabályozások bevezetését, hogy azonnal tudjuk tájékoztatni a vállalatot.
- A tanácsadást: a vállalatok segítségére lehetünk a jogszabályok értelmezésében és alkalmazásában, ezáltal biztosítva azt, hogy minden tevékenysége megfeleljen a jogi követelményeknek.
Szabályzatok és irányelvek kidolgozása
A vállalati szabályzatok és irányelvek kidolgozásában is segítséget nyújtunk, melyek a compliance program alapját képezik. Ez magában foglalja:
- A dokumentációt: ami az olyan szükséges szabályzatok kidolgozását jelentik, amelyek lefedik a vállalat összes működési területét, beleértve az adatvédelmet, munkaügyi jogokat, pénzügyi szabályozásokat, adózási szabályokat és etikai normákat.
- A felülvizsgálatot és frissítést: rendszeresen felülvizsgáljuk és frissítjük a szabályzatokat, hogy azok megfeleljenek az aktuális jogszabályoknak és szabályozásoknak.
Oktatás és képzés
Munkánk során az alkalmazottak oktatásában és képzésében, valamint a képzési program fejlesztésében és lebonyolításában is segítséget nyújthatunk, amely rendkívül fontos ahhoz, hogy a munkavállalók megértsék és betartsák a compliance követelményeket:
- A képzési programok fejlesztése: a képzési programok kidolgozásában történő segítségnyújtást jelenti, melyek oktatják az alkalmazottakat a releváns jogszabályokról és vállalati szabályzatokról.
- A képzések lebonyolítása: a képzési programok lebonyolításában történő részvételt foglalja magában, edukatív és interaktív előadások tartásával és kérdések megválaszolásával.
Ellenőrzés és audit
Nem csak a compliance programok létrehozásában, hanem azok ellenőrzésében és auditálásában is részt veszünk, biztosítva, hogy a vállalat megfeleljen a szabályoknak. Ez magában foglalja:
- A belső auditokon történő részvételt: melynek során közreműködünk a belső auditok lebonyolításában, ahol segítünk a hiányosságok azonosításában és az azok orvoslását szolgáló stratégiák kidolgozásában.
- A külső ellenőrzések során történő segítségnyújtást: a belső auditáláson túl segítünk a vállalatnak felkészülni a külső auditokra és ellenőrzésekre is, biztosítva, hogy minden dokumentáció és folyamat megfeleljen a követelményeknek.
Kockázatkezelés
A compliance programok keretében részt vállalunk a vállalati kockázatkezelésben is, melyek során azonosítjuk és kezeljük a potenciális jogi és szabályozási kockázatokat. Ez magában foglalja:
- A kockázatelemzést: melynek során azonosítjuk a vállalat működésében rejlő jogi kockázatokat és javaslatokat teszünk azok minimalizálására.
- A kockázatkezelési stratégiákat: melynek keretében segítünk kidolgozni és végrehajtani a kockázatkezelési stratégiákat, amelyek védik a vállalatot a jogi következményektől.
Jelentési mechanizmusok és vizsgálatok
Nem csak a külső, hanem a belső ellenőrzés során is segítséget nyújtunk a vállalatoknak azzal, hogy felügyeljük a jelentési mechanizmusokat és részt veszünk a belső vizsgálatokban, ha szabálytalanságokat jelentenek. Ez magában foglalja:
- A jelentési rendszerek kidolgozását: ami igazából a belső jelentési rendszerek kidolgozását jelenti, hiszen ezek teszik lehetővé az alkalmazottak számára, hogy bizalmasan jelentést tegyenek a szabálytalanságokról.
- A vizsgálatok levezetését: ami azt jelenti, hogy nem csak a jelentési rendszerek kidolgozásában veszünk részt, hanem le is vezetjük a belső vizsgálatokat, értékeljük a jelentéseket és meghatározzuk a szükséges intézkedéseket.
Összességében elmondhatjuk tehát, hogy a compliance nem csupán egy jogi követelmény, hanem egy olyan stratégiai eszköz, amely hozzájárul a vállalati sikerhez és fenntarthatósághoz. A megfelelően kialakított és működtetett compliance programok segítségével a vállalatok elkerülhetik a jogi és pénzügyi kockázatokat, megőrizhetik hírnevüket, és erősíthetik belső működésüket.
Mindez hosszú távon növeli a versenyképességet és biztosítja a vállalat folyamatos fejlődését. Az ügyvédek pedig egyre inkább elengedhetetlen szereplőivé válnak a vállalati compliance programoknak. Jogi szakértelmükkel biztosítják, hogy a vállalat minden tevékenysége összhangban legyen a jogszabályokkal és belső irányelvekkel. A szabályzatok kidolgozásától kezdve az alkalmazottak oktatásán át a kockázatok kezeléséig és a belső vizsgálatok levezetéséig számos módon járulnak hozzá a hatékony compliance rendszer kialakításához és fenntartásához.